مراحل إعداد الهيكل التنظيمي : 

1- تحديد الأهداف الأساسية للمنشأة Determine organization's

: objectives

إن الخطوة الأولى في عملية التنظيم هو معرفة الأهداف الرئيسة والفرعية الخاصة بوحدتك. حيث أن عملية تحديد الأهداف تساعد في تحديد الاحتياجات التنظيمية وفي إعداد الهيكل التنظيمي المناسب .

2- تحديد ما يجب عمله Determine what is the done : 

الخطوة التالية في عملية التنظيم هي دراسة المهمة الخاصة بوحدتك. فهذه المهام هي بمثابة الوسائل التي تؤدي إلى تحقيق الهدف. فمثلاً قد يعرف مدير التسويق أنه لكي ينجح، يتعين على قسم التسويق القيام بالوظائف التالية: الترويج، وإدارة رجال البيع، والقيام ببحوث التسويق وهكذا .

3- تخصيص وتوزيع الأعمال: Assign Tasks : 

إن الخطوة التالية هي تقرير كيف سيتم تقسيم الأعمال الواجب القيام بها، وتجميع الأنشطة في وحدات تنظيمية مناسبة لموارد المنشأة وإمكاناتها وظروفها. مثال على ذلك، قيام شركة الشرق للمشروبات الغازية بإيجاد أقسام للإنتاج، والتمويل والتسويق، وشئون الموظفين. إن إنشاء التقسيمات الإدارية يجب أن يتناسب مع حجم المهام والأعباء المنوطة بها، فمثلاً، إن مدير التسويق قد يضع شخصاً واحداً مسئولاً عن الإعلان وبحوث التسويق، وقد يقرر أن يشرف بنفسه على العاملين بقسم المبيعات.  

4ـ تحديد اختصاص كل وحدة تنظيمية والقيام بإعداد الوصف الوظيفي لكل وظيفة في الوحدة التنظيمية ؛ وهذا يتطلب تحديد المهام والواجبات والمسئوليات المنوطة بكل وظيفة، وكذلك نطاق الرقابة لكل مركز إداري ، أي عدد الأشخاص الذين  يرتبطون مباشرة بالمدير، فإذا كان عدد المرؤوسين التابعين للمدير غير كاف، يعني ذلك أن وقت المدير غير مُستغَل بشكل فعّال، وقد يكون العكس بحيث لا يتوفر للمدير الوقت الكافي للقيام بالمهام المنوطة به على أكمل وجه.   

5- تقرير السلطة اللازمة Decide how much Authority you Designate  should : 

في هذه الخطوة يتم تحديد حجم السلطة التي ستفوضّها لمرؤوسيك فمثلاً ، قد يقرر مدير التسويق أن يعطي لمسئول المبيعات صلاحية البيع على الحساب بما لا يتجاوز 1000$، وما زاد على ذلك فلا بد من الاتصال ومراجعة المدير في ذلك. كذلك يجب تحديد علاقات السلطة والمسئولية بين مختلف الوحدات التنظيمية بشكل ملائم، وتقرير يتحقق التنسيق بين مختلف الأقسام والإدارات، من أجل تركيز الجهود والقضاء على التداخل والازدواجية في العمل.

6 ـ إعداد الخريطة التنظيمية للمنشأة Draw an organization Chart : 

في كثير من منظمات الأعمال يوجد نوعان من الهياكل التنظيمية وهي:

أ- الهياكل التنظيمية الرسمية : وهي الهياكل التنظيمية التي تعكس الهيكل التنظيمي الرسمي للمنظمة، والتي فيه تحدد الأعمال والأنشطة وتقسيمها والعلاقات الوظيفية والسلطة والمسؤولية.

ب ـ الهياكل التنظيمية غير الرسمية : هي عبارة عن خرائط تنظيمية وهمية تنشأ بطريقة عفوية نتيجة التفاعل الطبيعي بين الأفراد العاملين بالمنظمة، حيث أثبت "ألتون مايو" في دراسته أن الأفراد العاملين ينفقون جزء من وقتهم في أداء  أنشطة اجتماعية ليس لها علاقة بالعمل الرسمي، وتوصل أيضاً إلى وجـود مبادئ ومعايير وقواعد تحكم هذا النوع من الهياكل التنظيمية. 

أوجه الاختلاف بين الهياكل التنظيمية الرسمية وغير الرسمية :

توجد مجموعة من الخصائص للهياكل التنظيمية غير الرسمية تميزهـا عـن الهياكل التنظيمية الرسمية، وهي:

1 ـ  يتكون التنظيم غير الرسمي بطريقة عفوية غير منظمة من خلال مجموعة من الأشخاص يتجمعون في موقع معين في المنظمة، أما الهيكل التنظيمي الرسمي فيتكون بطريقة مخطط لها ومدروسة مسبقاً.

2ـ تعتبر العلاقات الشخصية أساس الهيكل التنظيمي غير الرسمي بعكس الهيكل التنظيمي الرسمي الذي يتحدد من خلال مبادئ ومعايير مكتوبة.

3 ـ تشكل العلاقات الشخصية قوة ضغط على الأشخاص العاملين في المنظمـة مـن أجل تبني مواقف واتجاهات معينة قد تتعارض مع القواعـد والمعايير التـي يحددها الهيكل التنظيمي الرسمي.

4 ـ يكون الدافع الرئيسي للأشخاص العاملين في المنظمة نحـو الـدخول في الهيكل التنظيمي غير الرسمي هو إتباع حاجاتهم النفسية والاجتماعية، بينما تكـون أهداف الأشخاص العاملين في الهيكل التنظيمي الرسمي القيام بالواجبات والمهام الوظيفية. وبناءً عليه لابد من دراسة التنظيمات غير الرسمية لغاية توجيه الأفراد نحـو إنجاز أهداف المنظمة بدرجة عالية من الكفاءة والفعالية ، وأن من الخطأ اعتبـار كـل من التنظيم الرسمي وغير الرسمي مدخلين منفصلين داخل المؤسسة، فكلاهما مترابطان وكل تنظيم رسمي له تنظيمات غير رسمية ، وكل تنظيم غير رسمي يمكن  أن يتطـوّر ليشكّل إلى حد ما تنظيماً رسمياً، فالتنظيمات غير الرسمية تعرف "بأنها مجموعة العلاقات والنماذج التي تنشأ بين الأفراد بطريقة غير رسمية داخل المنظمة".