ـ (بمجرد أن تتقن الوقت، سوف تفهم مدى صحة أن معظم الناس يبالغون في تقدير ما يستطيعون تحقيقه في سنة ـ ويستخفون بما يمكن أن يحققوه في عقد) أنتوني روبنز

ـ (لولا الدقيقة الأخيرة، لما تم إنجاز العديد من الأشياء) مايكل إس. ترايلور

ـ (انجز ثلاثة أشياء بطريقة جيدة، ولا تنجز عشرة أشياء بطريقة سيئة) ديفيد سيجروف

ـ (العديد من الناس يشعرون بأنه يجب عليهم إنجاز مهام متعددة لأن كل شخص آخر ينجز مهام متعددة، لكن يرجع ذلك جزئياً إلى أنهم جميعهم يقاطعون بعضهم البعض كثيراً) مارلين فوس سافانت

ـ (أنا مدمنة على العمل. وسرعان ما أعمل معتمدة على فائض طاقتي الناتجة عن التوتر وحده. وهذا مرهق للغاية) إيفا جابور

هل لديك الوقت الكافي لإتمام كل شيء تحتاج أن تفعله في العمل هذا الأسبوع؟ كم عدد الساعات التي تقضيها في العمل كل يوم؟ أدرج كل الوقت الذي تعمل فيه، بما في ذلك تلك الدقائق القليلة التي من الممكن أن تقضيها في قراءة البريد الإلكتروني للشركة، على هاتفك عندما تكون في طريقك للنوم.

نادراً ما أقابل شخصاً يزعم أن لديه ساعات كافية في يوم العمل تمكنه من إعطاء وقت كاف لكل مهامه وإتمام كل شيء بطريقة جيدة. يبدو أننا جميعاً لدينا رسائل بريد إلكتروني غير مقروءة، وتقارير لم تكتمل ومحادثات مهمة تم تأجيلها، ومعظمنا يتعامل مع أشياء كثيرة جداً ويكافح لإنجاز مهام متعددة بطريقة جيدة.

نحن محدودون بـ 24 ساعة في اليوم ونحتاج أن نستغل يومنا أفضل استغلال حتى نتمكن من التفوق في عملنا. البقاء في محطات أعمالنا أو مكاتبنا لوقت متأخر ليلاً بصورة منتظمة هو أمر غير مستدام ولا يوفر التوازن المقبول بين العمل والحياة. وإذا كان هذا هو الثمن المطلوب منك حتى تستطيع إتمام كل عملك بشكل جيد حقاً، فأنا أود أن أقول بأنه إما أن طريقة تأدية عملك يجب أن تتغير أو أنه يجب عليك النظر في تغيير عملك.

لا يضيرنا أن نقول بأن القليل جداً من الناس يمكنهم عمل كل شيء مطلوب منهم في الإطار الزمني الذي من الممكن أن يتوقعه الآخرون، وسر النجاح هو اختيار المهام التي نأخذها بحكمة والتخطيط لكيفية إتمام العمل. أنت تحتاج أن تقرر ما إذا كنت ستقضي الوقت في عمل مهمة واحدة فقط أو ما إذا كنت ستقوم بإنجاز مهام متعددة عن طريق عمل القليل من الأشياء في نفس الوقت. يجب عليك أيضاً أن تقرر متى تقبل مهام العمل، ومتى تفوض شخصاً آخر للقيام بالعمل، ومتى من الممكن ان تقوم بالتأجيل وترفض طلبات المساعدة منك، مع موازنة الإيجابيات والسلبيات المحتملة لإزعاج الشخص الذي يطلب منك أن تفعل شيئاً.

ـ قرر ما هو العاجل وما هو المهم

ابدأ بعمل قوائم منتظمة (لما يجب فعله) واكتبها في نهاية او بداية كل أسبوع او شهر. لا يهم اين تضعها -اكتبها على هاتفك الذكي او اكتبها بيدك في دفتر ملاحظات - أو بالطريقة التي تحافظ عليها بها، لكن كن حريصاً على تنفيذها. قرر مدى أهمية ومدى إلحاح كل عنصر في هذه القائمة وحاول أن تحدد متى تخطط للقيام بكل مهمة، أنا أحب دائماً البدء بإتمام المهام السريعة والسهلة، ما يسمى بالـ (الفاكهة سهلة القطف)، لأجعل باقي القائمة تبدو أقصر وأكثر قابلية للتنفيذ.

إحدى المناطق المهمة التي تتطلب إدارة جيدة للوقت هي التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، خصوصاً إذا كنت تستقبل المئات من الرسائل كل يوم، وحتى عندما تكون في بعض الأوقات موجوداً فقط في قائمة (النسخة الكربونية) أو (النسخة المخفية). حاول أن تكون لديك العادة الجيدة الخاصة بمعرفة أي من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك يجب عليك قراءتها بالتفصيل، وأي منها يمكنك قراءته بإيجاز، وأي منها يمكنك تجاهله. العديد من الأشخاص يحبون عمل مجلدات فرعية لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم، بما في ذلك مجلدات لرسائل البريد الإلكتروني التي ما زالت تحتاج لرد وتلك الرسائل التي تحتاج أن يتم التصرف فيها بطريقة ما.

ـ فوض الأعمال عندما تستطيع

بمجرد أن قمت بعمل قائمة (لما يجب فعله) وقمت بتحديد مستويات الأهمية والضرورة لكل المهام وطلبات البريد الإلكتروني قيد الانتظار، ينبغي عليك بعد ذلك أن تأخذ قراراً حول ما إذا كنت ستقوم يإتمام المهمة بنفسك أم ستقوم بتفويض بعض أو كل العمل. تفويض العمل هو مهارة مكتسبة وليس من السهل القيام بها بطريقة جيدة، حيث إنك تطلب وتفرض أعمالأ على أشخاص آخرين والذين من الممكن ألا يكون لك سلطة رسمية عليهم في بعض الأوقات، ولذلك لا يمكنك ببساطة أن تأمرهم بعمل شيء لك.

قرر ما إذا كانت المهمة بأكملها تحتاج للتفويض لشخص آخر أو ما إذا كان من الأكثر فعالية أن تطلب من شخص ما أن يقوم بجزء من المهمة لك، ربما تكون تجميعاً لبعض البيانات، أو فحص جداول بيانات في برنامج إكسيل، أو إيجاد تقرير لك.

من الممكن أن تكون هناك أوقات سوف تحتاج فيها أن تطلب من رئيسك أن يفعل شيئاً لك حتى يسهل عليك عبء العمل. قد لا يكون هذا طلباً سهلاً، خصوصاً عندما قد يكون رئيسك هو الذي أعطاك هذه المهمة المحددة في المقام الأول. هذ ا المسمى (بالتفويض لأعلى)، يحتاج لقدر من الدبلوماسية واللباقة والأكثر أهمية، أنه يحتاج رئيساً متفهماً ورءوفاً.

هل أنت من نوع الأشخاص الذين يجدون أنه من الصعب أن تدع الأمور تمر وأن تثق بالآخرين؟ هل تفضل أن تقوم بالمهمة بنفسك، حتى لو كان من الأكثر حكمة أن تطلب من شخص آخر أن يقوم بها لك؟ بعض الأشخاص ليسوا معتادين على مشاركة أعباء عملهم وسوف يجدون دائماً عذراً لتبرير هذا، وأكثر هذه الأعذار شيوعاً هو أنه من الأسهل والأسرع أن يقوموا بالمهام بأنفسهم ويمكنهم أن يكونوا متأكدين من جودة العمل.

ـ اترك مكان العمل في الوقت المحدد

بعض الأشخاص الأكثر انشغالاً والأكثر إنتاجية الذين أعرفهم دائماً ما يحاولون مغادرة العمل في الوقت المحدد وألا يقضوا أطول من اللازم في المكتب. وهذا جزئياً بسبب أن لديهم ارتباطات لما بعد العمل، لكن ذلك أيضاً يعكس رغبتهم في استخدام يوم العمل بطريقة مثمرة على قدر الإمكان وأن يعملوا بطريقة ذكية على قدر المستطاع للتأكد من الانتهاء من كل ما يحتاجون لعمله أثناء ساعات العمل العادية.

من الممكن أن ترد بأن هناك أوقات تحتاج فيها بحق أن تبقى في العمل لفترة اطول لإتمام بعض العمل العاجل. قد تكون هذه هي الحالة، لكن اجعل هذه الأيام هي الاستثناء وليس الطبيعى. وعلى نحو مثالي، غادر العمل في الوقت المحدد على الأقل ثلاثاً من خمس مرات في الأسبوع.

وإنني آمل حقاً ألا يكون لديك رئيس أو زميل أقدم يراك تغادر المكتب في الوقت المحدد ويقول تعليقات مثل، (ستغادر الآن بالفعل؟) أو (ألا يوجد لديك عمل لتقوم به؟)، إذا كان لديك مثل هؤلاء، فأنا أشجعك على أن تكون قوياً: كن مؤدباً لكن غادر المكتب في الوقت الذي خططت للمغادرة فيه. لا تشعر أبداً بأنك مضطر للبقاء في العمل إلا إذا كنت تشعر بصدق بأنه يجب عليك ذلك، إسعاد رئيسك لا يجب أن يكون أبداً السبب الوحيد لبقائك في العمل.

ـ ملخص ما سبق

ضيق الوقت هو غالباً العقبة الرئيسية التي تواجهنا جميعاً، بصرف النظر عن أين وكيف نعمل. دنيا العمل الحديث أصبحت دنيا من المواعيد النهائية الثابتة، وأن تكون متأخراً، وأن تندفع في عمل الأشياء. ليس من السهل إدارة وقتك بطريقة جيدة، خصوصاً عندما يريد الآخرون، بما في ذلك رئيسك، أن يكون لهم رأي كبير في كيفية استخدام وقتك. كم عدد المرات التي طلب منك فيها شيء ما مع عبارات مثل (هل يمكنك أن تساعدني على عمل هذا الآن، إنه أمر عاجل، سوف يأخذ منك فقط حوالي 20 دقيقة على الأكثر؟)، وبعد مرور ساعة أو ساعتين تجد أنك ما زلت تكدح في المهمة التي كان من المفروض أن تأخذ (20 دقيقة)، وأنك تركت مهامك العاجلة الأخرى التي ما زلت تحتاج لعملها اليوم قبل أن تتمكن من الذهاب للمنزل.

لتكن لديك الشجاعة لوضع حدود على كيفية قضاء يومك: حاول أن تمتلك لائحة المهام المراد تنفيذها الخاصة بك، تظهر فيها بوضوح الترتيب الذي تخطط إنجاز المهام حسبه معتمداً على تعريفك للإلحاح والأهمية. وإذا اعترضك شخص ما بسبب عدم إنهائك لشيء له، قم بعرض وشرح قائمتك له. الخطورة هي أن تضع عملهم على رأس قائمتك في كل مرة. يشتكي شخص ما، فسيكون ذلك مثل تكديس الرمال فوق قمة قلعة رمال.