(2) وصف الوظيفة : Job Description

بعد إجراء عملية تحليلية للوظيفة ومعرفة مكوناتها و عناصرها الأساسية تأتي مرحلة عملية وصف الوظيفة التي تعبر مرآة حقيقية لكل ما تضمنه الوظيفة حتى يتسنى للعامل ممارسة المهام والواجبات بشكل فعّال .

إن بطاقة وصف الوظيفة تحوي المعلومات التالية : مسمّى الوظيفة، موقعها في التنظيم، سرد لواجباتها ومسئولياتها المنتظمة، الشروط الواجب توافرها في شاغلها من حيث الخبرة ، المستوى التعليمي، القدرات والمهارات اللازمة لأداء العمل، ومفهوم وصف الوظيفة يعني" مجموعة المعلومات المتحصل عليها من الدراسات والملاحظات المستمدة والمدونة في تقرير تحليل الوظيفة ، أي وصف العمل المطلوب تأديته. والمسئوليات التي ينطوي عليها والمهارة التي يحتاج إليها والتدريب المطلوب للقيام بها، والظروف التي تُؤدى في ظلها وعلاقتها بالوظائف والمتطلبات الشخصية لها ^{(10) .}

يرى بعض الكتاب " أن هناك اختلاف بين وصف الوظائف Job Description وتوصيف الوظائف Job specification ينطوي على اعتبار أن وصف الوظائف ما هو إلا وصف للواجبات والمسئوليات الخاصة بكل وظيفة على حده ، أما توصيف الوظائف فهو بيان بالشروط والمواصفات الدنيا التي يجب توافرها في أي فرد حتى يستطيع أن يؤدي وينجز هذا العمل على نحو مناسب وبشكل مرضي . ⁽¹¹⁾

طرق جمع المعلومات عن الوظائف : Method of Collecting Data About Jobs

هناك عدة طرق تستخدم لجمع المعلومات عن الوظائف منها :

أ- الاستبيان.

ب - المقابلة الشخصية.

ج – الملاحظة.

د- دراسة الوضع التنظيمي ⁽¹²⁾.

(أ) الاستبانة : Questionnaire

عبارة عن نموذج يحتوي مجموعة من الأسئلة ذات علاقة بوظيفة معينة يتم تعبئتها من قبل شاغل الوظيفة والرئيس المباشر للتأكد من صحة البيانات والمعلومات التي أوردها شاغل الوظيفة. وفعالية هذه الطريقة في جمع المعلومات تعتمد على قدرة شاغل الوظيفة في تدوين كل المعلومات المتعلقة بالوظيفة. إلا أنه في بعض الأحيان قد يبالغ شاغل الوظيفة في المهام والمسئوليات والواجبات المتعلقة بالوظيفة في محاولة منه لإضفاء طابع الأهمية وصعوبة وتعقيد العمل الذي يقوم به، لذلك لا تعكس المعلومات الواردة في الاستبانة طبيعة الوظيفة وبالتالي لا يمكن التعويل عليها في عملية وصف وتحليل الوظيفة.

(ب) الملاحظة : Observation

هذه الطريقة تعتمد بشكل أساسي على مهارة وقدرة ولباقة القائم بعملية الملاحظة، وفقا لهذه الطريقة يقوم أخصائي تحليل أو وصف الوظيفة بزيارة ميدانية لشاغل الوظيفة في مقر عمله ومحاولة التعرف على الكيفية التي يؤدي بها العمل ومحاولة تدوين ذلك بشكل دقيق ويأسلوب واضح. قد تكون هذه الطريقة فعّالة لبعض الوظائف الروتينية والبسيطة التي يمكن استيعابها من قبل أخصائي التحليل أو التوصيف الوظيفي، إلا أن بعض الوظائف، خاصة القيادية، لا يمكن إدراك طبيعتها وخصائصها من خلال الملاحظة.

(ج) دراسة الوضع التنظيمي : Study of Organizational Structure  

هذا يعتبر أسلوباً من الأساليب الحديثة في التعرف على طبيعة الوظيفة.

حيث يتم تقصي المعلومات عن الوظيفة المعنية عن طريق الرجوع للوائح والأنظمة والتعليمات والإجراءات التي يمكن من خلالها التعرف على مسئوليات وواجبات وسلطات ومهام تلك الوظيفة وتعقيد وأهمية تلك المهام المناطة بها. كذلك علاقتها بالوظائف الأخرى أفقياً ورأسياً. 

(د) المقابلة الشخصية : Interview 

قد تكون هذه الطريقة أكثر فعالية من الطرق السابقة حيث تتيح هذه الطريقة تقصي معلومات وبيانات دقيقة وواقعية تعكس طبيعة الوظيفة وخصائصها، هذه الطريقة تستدعي زيارة ميدانية لأخصائي التحليل أو التوصيف الوظيفي ومقابلة شاغل الوظيفة وتوجيه مجموعة من الأسئلة تتعلق بمهام وواجبات ومسؤوليات الوظيفة كما تُؤدى من قبل شاغل الوظيفة على رأس العمل، والمأخذ الوحيد على هذه الطريقة أنها تستغرق وقتاً وجهداً بالنسبة لأخصائي التحليل والتوصيف الوظيفي مقارنة بالطرق السابقة. 

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ 

۱۰- بشير عباس العلاق، معجم مصطلحات العلوم الإدارية الموحدة، مرجع سابق، ص۳۰۳.

11- نبيل الحسيني النجار ومدحت مصطفى راغب، إدارة الأفراد والعلاقات الإنسانية، (القاهرة: الشركة العربية للنشر والتوزيع، شارع عدي - الدقي، 1992م) ص 524 -525 . 

۱۲- حسين حسن عمار، إدارة شؤون الموظفين والمبادئ والأسس والتطبيقات في المملكة العربية السعودية، مرجع سابق، ص ۷۰ .