بدلاً من التعامل مع كل جزء من أجزاء المنظمة بشكل منفصل فإن مدخل النظم في الإدارة ينظر إلى المنظمة كنظام واحد متكامل وهادف ويتكون من مجموعة من الأجزاء (الأنظمة الفرعية) المتفاعلة والمتكاملة .

إن هذا المدخل يركز على النظرة الشمولية للمنظمة من جانب المديرين على أساس أنها الكل المتكامل ، وفي نفس الوقت جزء من نظام أكبر وهو نظام البيئة المحيطة ، ويقصد بالنظام System الكلي المتكامل الذي يتكون من مجموعة أنظمة فرعية تتميز بالتكامل والتفاعل ، وكل نظام فرعي له هدف محدد يتكامل مع أهداف باقي النظام الفرعية الأخرى لتحقيق هدف النظام الكلي ، كما أن كل نظام فرعي يتكون بدوره من مجموعة أجزاء متكاملة من حيث أهدافها لتحقيق النظام الفرعي التابعة له ... وهكذا.

وأن المنظمة كنظام هي جزء من النظام البيئي الأكبر تتفاعل من خلال التأثير المتبادل ، حيث أنها تتأثر بالمتغيرات البيئية ( سياسية ، واقتصادية ، واجتماعية ، وثقافية ، وتكنولوجية ... إلخ) وتؤثر فيها ، أي أن المنظمة نظام مفتوح على نظام البيئة المحيطة، وأخيراً فإن أداء المنظمة يتوقف على أداء المنظمة الفرعية التي تتكون منها مثل نظام الإنتاج والتسويق والتمويل والأفراد وغيرها ، وأنه من الخطأ الاعتقاد بأن وجود مشكلة في الإنتاج فإن الحل المناسب لها سوف لا يؤثر على نشاط التسويق .

ويتسم النظام بمجموعة من الخصائص من أهمها ما يلي :

أ) يشتمل النظام على ثلاثة عناصر أساسية وهي المدخلات Inputs وعمليات التشغيل أو التحويل Operation or Conversion والمخرجات Outputs وذلك كما هو موضح ، بالشكل رقم  ( ٢ / ٧ )

                                               المنظمة كنظام متكامل

ب) بكل نظام هدف أو مجموعة أهداف يسعى إلى تحقيقها ، كما أن هذه الأهداف تتدرج حسب مستويات النظام المتكامل معاً .

ج) يتفاعل النظام مع البيئة المحيطة به بما يعكس خاصية أساسية للنظام وهي الديناميكية من حيث كونه نظاماً مفتوحاًOpen system يتأثر بالبيئة ومتغيراتها ويؤثر فيها في علاقة متبادلة.

 د) تتوقف فعالية النظام وديناميكيته على التغذية العكسية ( أو ما يعرف بالأثر المرتجع Feedback والتي توضح رد فعل البيئة و المخرجات ( للنظام ومدى استجابتها لهذه المخرجات من منتجات أو خدمات أو قرارات أو تصرفات ، وربما يفيد في إجراء التعديل أو التطوير في مدخلات النظام وعملياته التشغيلية والتحويلية .

هـ) البيانات هي السمة المميزة لأي نظام فعال حديث و يحتاج أي نظام إلى كم هائل ومتنوع من البيانات عن المتغيرات والقوى البيئية السياسية والاقتصادية والاجتماعية والتكنولوجية والقانونية وغيرها

 ويمكن القول أن مدخل النظم في الإدارة يحقق للمدير المزايا التالية :

- النظرة الشمولية للإدارة والتخلص من النظرة الجزئية  ·

- تحقيق التكامل بين الأنشطة والوظائف المختلفة في المنظمة  ·

- تركيز الانتباه على الأهداف العامة للنظام  ·

- تحقيق التكامل بين أهداف الأجزاء المختلفة والأهداف العامة  للنظام ككل .

- التنسيق بين الإدارات وتحقيق التكيف اللازم معها ·

- تحقيق الرقابة الذاتية من خلال المعلومات المرتدة ·

- علم الاعتماد على الحلول الجزئية للمشاكل الإدارية.