إن تحقيق ما تم التخطيط له من أهداف يتطلب وجود نظام تسييري محكم وهذا الأخير يتطلب وجود نظام مراقبة التسيير داخل المؤسسة الذي يعتمد أساسا على المحاسبة التحليلية، فعملية تخصيص الموارد واستهلاكها تقابلها عملية الرقابة على تخصيص و استهلاك تلك الموارد حتى يمكن ضمان الأداء الحسن للمصالح والحفاظ على الموارد واستغلالها بالصفة الاقتصادية ، لذا  التكاليف والموازنات يعدان المجال الذي تطبق فيه عمليات مراقبة التسيير(1).

الرقابة على التكاليف

تهدف الرقابة إلى التأكد من مدى تحقيق الأهداف حسب الخطة الموضوعة على أساس معايير محددة مسبقا، وإلى ضبط استهلاك الموارد بالشكل الاقتصادي الذي يساهم في تحقيق الربحية للمؤسسة.

تتم الرقابة وفق نظام محدد وإجراءات تسمح بالحصول على معلومات تقنية ومحاسبية تتعلق بتكلفة النشاط، ونجد أن هناك الرقابة المانعة التي تعتمد على إجراءات ومعايير تخص التكلفة و استهلاك الموارد والتي تعد قاعدة لتحديد الانحرافات وتحقيق التغذية العكسية بالبيانات المتعلقة بحدوث وسلوك التكاليف ، التي يتم استخدامها في إعداد التقارير وتحضير الموازنات المختلفة و هناك الرقابة المرافقة لعمليات النشاط التي تهدف إلى ضبط كل العمليات والعمل على السير الحسن لها حتى تتمكن المؤسسة من الحفاظ على الموارد ، بالإضافة إلى احترام الإجراءات والمعايير المعتمدة، وهناك الرقابة اللاحقة وتتم بعد الحصول على كل المعطيات والقيام بالتحاليل وتحديد الفروق وأسبابها و اتخاذ الإجراءات المناسبة، وتهدف إلى محاولة تحسين الإجراءات و اتخاذ كل التدابير اللازمة مستقبلا للحيلولة دون حدوث الانحرافات الغير مرغوبة، وتشجيع الجهود التي تؤدي إلى حسن الأداء، وعادة ما يتعامل مع الانحرافات بتطبيق قاعدة الإدارة بالاستثناء.

إن الرقابة على التكاليف تعد الأداة الرئيسية لمراقبة التسيير في المؤسسة ولها أبعاد محاسبية و اقتصادية ، لذلك  فإنها تعمل على ضبط عناصر التكاليف وتحليلها وتفسيرها من عدة جوانب، وتستعين في ذلك بإجراءات ومعايير تقنية ومحاسبية، وأدوات التخطيط والرقابة  (فيما يخص ضبط التكاليف) التي تمت دراستها سابقا بالإضافة إلى برامج المعلوماتية (الإعلام الآلي) التي تعد وسيلة أساسية للتحكم في التكاليف من حيث التسجيل والتخزين والمعالجة والحصول على نتائج معلوماتية ذات خصائص عالية يعتمد عليها في اتخاذ القرارات وإعداد الموازنات والخطط المختلفة.

نجد من أبرز الأطر المحاسبية للرقابة على التكاليف طريقة التكاليف المعيارية التي تسمح بإجراء الحسابات في الوقت المناسب بناء على معايير تتعلق باستهلاك المواد الأولية واستخدام اليد العاملة وغيرها من الأعباء غير المباشرة، والأسعار التي يتم التقييم بها لتلك العناصر، وتسمح كذلك بمتابعة عناصر التكاليف المتحققة خلال دورة النشاط والعمل على تحديد الفروق والأسباب الحقيقية لها ومن ثم إعداد التقارير اللازمة عن الوضعية ، التي تعد الركيزة الأساسية لاتخاذ القرارات، وتوجد الطريقة الحديثة التكاليف على أساس الأنشطة ABC التي تساعد على ضبط ومراقبة الأعباء بصفة دقيقة والتي يمكن أن تطبق في إطار طريقة التكاليف المعيارية للاستفادة من مزاياها كأي طريقة أخرى (الأقسام المتجانسة ، المتغيرة ...).

______________________________________________________

1- - Maurice Petitjean, Gestion  Analytique et budgétaire , Litec, Paris, 1985, p 404.