Preparing Project Plan

تمر عملية إعداد خطة المشروع Project Plan من لحظة البدء بإعدادها وحتى اكتمالها لتصبح مرجعية المشروع أو كما يسميها البعض عقد الالتزام في المشروع project charter  بالمراحل الخمسة الأساسية التالية:

1- عقد الاجتماع التأسيسي Launch Meeting

هو اجتماع تدعو لعقده الإدارة العليا في المنظمة الأم التي ينتمي إليها المشروع من أجل وضع الأسس لتنسيق عملية الدخول في المشروع، ومن خلال هذا الاجتماع ترسل الإدارة العليا إشارة مهمة حول التزامها بالمشروع ودعمها له. وفيه أيضا يتم وضع جدول أعمال له أهداف واضحة يتم مناقشتها ولا يتم تجاوزها وعلى رأس هذه الأهداف مناقشة الخطوط العريضة لخطة المشروع، الجداول الأولية والموازنات التقديرية الأولية للمشروع والتي يتم اعدادها في مرحلة اختيار المشروع، كما أنه من المفيد أن يتطرق الاجتماع إلى المخاطر المحتملة التي ستواجه المشروع. ويجب الانتباه إلى أن الاجتماع التأسيسي يناقش الخطوط العريضة لكل ما سبق دون الدخول في تفاصيل ليست من مسؤولياته. وفي جميع الأحوال فإن حصاد هذا الاجتماع يجب أن يتضمن النقاط التالية:

• تحديد المدى الفني للمشروع Technical Scope

• تحديد الأسس التي توضح مسؤوليات المشاركين في الاجتماع عن أداء المشروع.

• يمكن وضع جداول schedule و موازنات تقديرية Budgets غير نهائية.

• تشكيل فريق إدارة المخاطر.

2- إعداد الخطة الابتدائية Preliminary Plan

يعتمد إعداد الخطة الابتدائية على مفهوم تجزئة هيكل العمل Work Break Down Structure كما هو موضح في الشكل 5-1 ويتم من خلاله تحليل العمل هرميا من الأعلى إلى الأسفل على النحو التالي:

• يتم تجزئة البرنامج Program إلى مجموعة من المشاريع Projects.

• يتم تجزئة المشروع Project إلى مجموعة من المهمات Tasks.

• يتم تجزئة المهمة Task إلى مجموعة من حزم العمل Work Packages .

• يتم تجزئة حزمة العمل work package إلى مجموعة من وحدات العمل Work Units .

• يتم تجزئة وحدة العمل work Unit إلى مجموعة من الانشطة Activities .

ويتم بناء الخطة الابتدائية بالاعتماد على مفهوم تجزئة هيكل العمل WBS عن طريق قيام كل شخص أو فريق مسؤول عن تأدية نشاط او مجموعة من الأنشطة بإعداد کشف بهذه الأنشطة، وإعداد جدول زمني Schedule لتنفيذها وكلفة تقديرية Budget لتنفيذها ثم يقوم الفريق بمراجعة هذه الأنشطة والجداول والموازنات وفحصها ثم رفعها للجهات الأعلى.

3- إعداد الخطة المركبة للمشروع Composite Plan

تقوم الجهة الأعلى بتدقيق الخطة الابتدائية المرفوعة لها من المرتبة الأدنى من أجل اعتمادها، ثم تقوم بإضافة الأنشطة والجداول والموازنات التي ستقوم بأدائها هي وتدقيقها وجمعها مع ما رفع لها من المرتبة الأدنى، ثم رفعها مجتمعه إلى المرتبة الأعلى. وهكذا يستمر تركيب الخطة بالتدقيق والتمحيص والاعتماد لما يرفع من المرتبة الأدنى والتجميع والرفع الى مستوى أعلى حتى تصل إلى مدير المشروع الذي يقوم باعتمادها ورفعها إلى الإدارة العليا وتسمى في هذه المرحلة الخطة المركبة Composite Plan .

4- إعداد الخطة النهائية للمشروع Project Plan

وتسمى ايضا الخطة الرئيسية Master Plan أو عقد الالتزام في المشروع أو دستور المشروع Project Charter وهي الخطة النهائية، وتصبح نهائية بعد أن يتم تدقيق الخطة المركبة واعتمادها من قبل الإدارة العليا للمنظمة الأم والتوقيع عليها.

5- مراجعة الخطة النهائية Plan Revision

وهو ما يسمى بالتخطيط اللاحق Post Planning ويتم من خلاله مراجعة الخطة النهائية للتأكد من أن كل العناصر الضرورية لإنجاز المشروع وإكماله حسب المطلوب قد تم تصنيفها بشكل مناسب وبعد انتهاء المراجعة والاعتماد النهائي لخطة المشروع لا يجوز إجراء أي تعديل أو تغير على الخطة إلا باستخدام ما يسمى أوامر التغيير Change Orders.