ثالثاً: المستندات المطلوبة في الاعتمادات المستندية :   

يعتمد بشكل عام طلب المستندات في الاعتمادات المستندية على صنف البضاعة ووسيلة الشحن ومكان الشحن ومكان الوصول. وقد نصت المادة رقم (4) من الأصول والأعراف الدولية الموحدة للاعتمادات المستندية نشرة رقم 500 بأن جميع الأطراف المعنية بعمليات الاعتماد تتعامل بمستندات ولا تتعامل ببضائع أو خدمات قد تتعلق بها تلك المستندات.  

فيما يلى شرح للمستندات التي تُطلَب عادة في الاعتمادات المستندية. 

1- الفاتورة التجارية: Commercial Invoice 

تعد الفاتورة التجارية إحدى المستندات الهامة التي تُطلب في جميع الاعتمادات المستندية، وتكون صادرة عن المستفيد في الاعتماد، وهي تبين قيمة البضاعة المرسلة وكمية هذه البضاعة ومواصفاتها. ويُطلب عادة تصديق الفواتير التجارية من القنصلية التجارية في السفارة السورية أو أية قنصلية عربية في بلد المصدر.

2- شهادة المنشأ: Certificate of Origin

تطلب شهادة المنشأ في جميع الاعتمادات المستندية، وتصدر عن الغرفة التجارية في بلد المستفيد، والغرض من هذه الشهادة هو معرفة مكان إنتاج البضاعة المستوردة أو تصنيعها ويجب تصديق هذه الشهادة من القنصلية التجارية في السفارة السورية أو أية قنصلية عربية في بلد المصدر ، ومن الجدير بالذكر أن البضاعة المستوردة من أماكن مختلفة تخضع إلى نسب جمارك مختلفة. 

3- بوليصة الشحن: Bill Of Lading

تُطلب بوليصة الشحن في جميع الاعتمادات المستندية، ويعتمد نوع البوليصة على وسيلة الشحن، ففي حالة الشحن الجوي تُطلب بوليصة شحن بالطائرة، وفي حالة الشحن البحري تطلب بوليصة شحن بحرية وهكذا. وتعد بوليصة الشحن إحدى المستندات الهامة في الاعتمادات المستندية، فهي تمثل ايصال استلام و عقد نقل ووثيقة ملكية. وتصدر بوليصة الشحن من شركة النقل بعد استلام البضاعة المراد شحنها ومعاينة الطرود من الخارج للتأكد من سلامة التعبئة، وعادة تطلب المصارف بوليصة شحن نظيفة حتى تبين أن الشركة الناقلة استلمت البضاعة المعينة سليمة في عنابر الباخرة، ولا يمكن تفريغ البضاعة المشحونة إلا في ميناء الوصول. 

ويحتوي نص بوليصة الشحن على ميناء الشحن ومكان الوصول وأجرة الشحن وكيفية دفعها. ويطلب المصرف فاتح الاعتماد أن تصدر بوليصة الشحن لأمره باعتبار أن بوليصة الشحن هي وثيقة تملُك، فوكيل الباخرة يسلم البضاعة المشحونة الى من يسلمه بوليصة الشحن الأصلية، وحيث أن البضاعة تعدّ ضماناً لتسديد قيمة مستندات الاعتماد، فإن المصرف فاتح الاعتماد يستطيع السيطرة على البضاعة ولا يُجيّر بوليصة الشحن للعميل إلا بعد تسديد قيمة الاعتماد. 

4- شهادة الوزن: Certificate of Weight 

تُطلب شهادة الوزن في الاعتمادات المستندية التي تعتمد بضاعتها على الوزن مثل السكر والشاي والأرز وما شابه، وتصدر عادة عن المستفيد كما يمكن أن تصدر عن مؤسسات متخصصة في الوزن. ويقبل المشتري أن تصدر شهادة الوزن عن المستفيد نفسه لأنه عادة ما يطابق الوزن المذكور بشهادة الوزن مع الوزن الوارد في نص بوليصة الشحن التي تصدر عن الشركة الناقلة.

5- بیان التعبئة : Packing List 

يطلب بيان التعبئة عادة عندما تكون البضاعة غير متجانسة لمعرفة محتويات كل طرد: فمثلاً عند استيراد أدوات منزلية وملابس وأحذية في نفس الشحنة تعطى الطرود أرقاماً متسلسلة ، ويذكر في بيان التعبئة أرقام الطرود ومحتوياتها، فعلى سبيل المثال معرفة أن الطرود من رقم 1-20 تحتوي على ملابس فإن ذلك يسهل على السلطات الحكومية معرفة محتويات الطرود وفرض الرسوم الجمركية الصحيحة دون الحاجة إلى فتح جميع الطرود. ويصدر بيان التعبئة عادة عن المستفيد إلا إذا اشترط في الاعتماد على غير ذلك. 

6- بیان المواصفات: Specification List

إذا كانت البضاعة تعتمد على الحجم والأقيسة مثل الخشب والحديد وما شابه فيطلب عادة بيان المواصفات من ضمن مستندات الاعتماد المستندي ليبين أحجام البضاعة و أقيستها من حيث الطول والعرض و السماكة وأية مواصفات أخرى. ويصدر بيان المواصفات عادة عن المستفيد. 

7- شهادة المعاينة Certificate of Surveillance :

تصدر شهادة المعاينة عن شركات متخصصة بمجال المعاينة والتفتيش ، حيث تقوم شركات المعاينة بمعاينة البضاعة وفحصها قبل الشحن مباشرة، ولا يجوز أن تتم عملية المعاينة في مخازن المصدر حيث يمكنه تغيير البضاعة بعد معاينتها، وتتم عادة عملية المعاينة باختيار عينة عشوائية من البضاعة التي سيتم شحنها، وتقدم شركة المعاينة شهادة تسمى شهادة المعاينة، وتبين فيها حالة البضاعة التي تمت معاينتها ومواصفاتها. وتعتبر هذه الشهادة من الضرورة بمكان وبخاصة في حال عدم وجود الثقة بين المستورد والمصدر، وإن وجود شهادة المعاينة من ضمن المستندات المطلوبة يعطي الثقة للمشتري أو المستورد بان البضاعة المشحونة تطابق البضاعة المطلوبة في الاعتماد المستندي من حيث النوعية والمواصفات، هذا إضافة إلى اطمئنان المشتري على حالة البضاعة قبل الشحن مباشرة.

والحل البديل عن طلب شهادة المعاينة هو أن يرسل المشتري أحد موظفيه للقيام بمعاينة البضاعة في ميناء المصدر قبل شحنها مباشرة، وقد تكون هذه العملية مكلفة للمشتري. 

8- شهادة صحية : Certificate of Health

تطلب الشهادة الصحية في الاعتمادات المستندية المتعلقة باستيراد المواد الغذائية كالمعلبات و الحليب ومشتقاته أو اللحوم والحيوانات الحية للتأكد من صلاحيتها للاستهلاك البشري أو الحيواني. وتصدر هذه الشهادة عادة عن وزارة الصحة في بلد المصدر. ومن الجدير بالذكر أنه يتم فحص الأغذية واللحوم المستوردة من الخارج من قبل وزارة الصحة في سوريا للتأكد من مدى صلاحيتها للاستهلاك البشري أو الحيواني قبل طرحها الفعلي في السوق السوري.

9 ـ  مستندات أخرى :

وتُطلب مستندات أخرى في الاعتمادات المستندية حسب الحاجة لها مثل شهادة تحليل وشهادة تبخير وشهادة زراعية وغيرها. وقد تتم عملية التأمين على البضاعة المستوردة من قبل شركات التأمين المحلية بناء على تعليمات المصرف المركزي والجهات المختصة، وذلك تشجيعاً لهذه الشركات، ولذلك فلا حاجة لطلب بوليصة التأمين من المصدر كجزء من مستندات الاعتماد المطلوبة من البائع .